ConfWare virtuális rendezvénymegoldás a rendezvényszervezők részére

ConfWare virtuális rendezvénymegoldás a rendezvényszervezők részére

A 2020-as év a rendezvényipar számára ígéretes évből az egyik legsérülékenyebbé változott, és a várt fellendülés azóta is már többször újra visszaesett. A rendezvényszervező szakemberek a világ többi részével együtt igyekeznek a lehető legjobbat kihozni a jelenlegi korlátozások okozta állapotból, miközben nagyon várják normál szervező tevékenységeik mielőbbi folytatását.

A legnagyobb kihívást az jelenti, hogy senki sem tudja igazán, visszatérhetnek-e egyáltalán a megszokott élő rendezvények.

Az időben minden bizonnyal elhúzódó nehéz helyzetre való tekintettel a ConfWare Online rendezvénykezelő szoftverünkkel továbbra is támogatni szeretnénk rendezvényszervező partnereinket. Ezért továbbfejlesztettük szoftverünket egy, a rendszerben választható új megoldás biztosításával, amely lehetővé teszi a szervezők számára, hogy egy virtuális eseménykezelő eszközt integráljanak a ConfWare-be, ezáltal virtuális eseményeket is könnyedén megszervezhessenek a koronavírus-járvány idején vagy bármikor, amikor szükségük lehet rá.

Ezért indítottunk el egy virtuális rendezvényfelületet a ConfWare-ben.

Hogyan működik a ConfWare Virtuális Szekciók modul?

Sok olyan online konferenciaeszköz létezik, amelyek integrálhatók a ConfWare-be, mint például a Zoom, a Microsoft Themes és további eszközök. Első lépésként létre kell hoznia az online konferencia-szekciókat az egyik ilyen online konferencia-eszközön. A linkek létrehozása után könnyedén beillesztheti őket a ConfWare-be és/vagy felvehet Vimeo vagy Youtube videó linkeket az egyes szekciókhoz külön-külön, bármilyen dátumra és időpontra, hogy a rendszerbe regisztrált résztvevői megtekinthessék ezeket a videókat.

A résztvevők ezután már láthatják ezeket a linkeket a fiókjukban, ahol egy új felület jelenik meg számukra a virtuális események adataival. Amikor rákattintanak a linkre, csatlakoznak az online konferencia szekciókhoz amikor azok elkezdődnek (élő adás esetén) vagy elkezdik nézni a feltöltött videókat.

Készítse el a ConfWare-ben online rendezvényét és kezdje el gyűjteni a regisztrációkat!

Ha ezentúl virtuális eseményt is szeretne szervezni a ConfWare használatával, az egyszerűen megteheti.

Amit tennie kell, hogy létre kell hoznia a virtuális eseményt a ConWare-ben és mint bármely más, korábban szervezett rendezvény esetében, létre kell hoznia az rendezvény webhelyét, regisztrációkat kell gyűjtenie, workshopokat, tudományos szekciókat kell hozzáadnia vagy előadás-összefoglalókat kell bekérni, amennyiben ez egy tudományos rendezvény. Meghívott előadókat vehet fel, létrehozhatja a rendezvény programját, online előadás bírálatot állíthat be, ha az összegyűjtött kivonatokat el kell bírálni. Természetesen online történik a regisztrációs díj fizetése is, ha fizetős, részvételi díjas rendezvényről van szó. Ezek az eljárások az élő rendezvénynél megszokott módon működnek a ConfWare rendszerben, ezekben nincs semmi különbség.

Hozzon létre online konferencia vagy video linkeket egy konferencia eszközben

A webkonferencia szoftverek lehetővé teszi a résztvevők számára az interneten keresztüli ülések lebonyolítását vagy az azokon való részvételt. Ez más néven online konferencia szoftver, vagy egyszerűen videokonferencia. Lehetővé teszi a távoli megbeszéléseket online videó, azonnali üzenetküldés, fájlmegosztás és képernyőmegosztás alapján. Számos ilyen online konferencia eszköz létezik a piacon, némelyikük ingyen kínálja szolgáltatásait akár meghatározott számú résztvevőnek, akár meghatározott időtartamra. De mindig vásárolhat olyan csomagot, amely elfogadható áron megfelel az Ön igényeinek. Ezenkívül a fizetős csomagok további szolgáltatásokat kínálnak, például felhőben tárolt felvételt, személyes megbeszéléseket, stb.

Annyit kell tennie, hogy kiválaszt egy szolgáltatót és online rendezvény linkeket hoz létre a szolgáltató rendszerében az esemény programjának megfelelően. Egyes szolgáltatók online meeting-azonosítókat és jelszavakat is megadnak. Az online konferenciák megkezdése előtt el kell tárolnia ezeket a bejelentkezési adatokat a létrehozott linkekkel, majd meg kell osztania azokat a rendezvény regisztrált résztvevőivel.

Mit kell tennie a ConfWare környezetben?

Amikor létrehozta a virtuális eseményt a ConfWare alkalmazásban, megjelenik a "Virtuális szekciók" opció. Miután erre rákattintott, egy új képernyőt kap, ahol hozzáadhatja online konferencia-linkjeit és a további vonatkozó részleteket.

Milyen információkat kell hozzáadnia az online konferencia-linkekhez?

Hozzáadhat annyi online konferencia-linket, amennyit csak akar, ismételve ugyanazokat a lépéseket a ConfWare-ben. Minden lépésben meg kell adnia a következő részleteket:

Cím: A online szekció címe
Leírás: az online szekció/konferencia rövid leírása
Élő közvetítés URL: Az online konferencia eszközben létrehozott link
Rögzített videó URL: A lejátszani kívánt Vineo/YouTube-videó link
Dátum: A online esemény dátuma
Kezdési idő: A szekció kezdési ideje
Értesítési beállítás: Több értesítést küldhet résztvevőinek e-mailben ( de legalább kettőt, 24 órával és 30 perccel az online ülés kezdete előtt), ha ez a beállítás be van kapcsolva.
Hozzáférési korlát: Korlátozhatja vagy engedélyezheti a résztvevők számára az online konferencia-szekciókhoz való hozzáférést, általában a regisztráció típusa szerint.

Mit kell tennie a résztvevőknek, hogy hozzáférjenek az online szekciókhoz?

Ez egyszerű feladat. Csak be kell jelentkezniük a résztvevői fiókjukba a ConfWare-ben és meg kell találniuk az online konferencia-linkeket az "Online szekciók" részben. Ekkor rákattinthatnak a linkre, és könnyen részt vehetnek az online eseményeken. Ugyanez vonatkozik a feltöltött videókra is. Amikor a résztvevők bekattintják a „Megtekintés” gombot, a videók lejátszása azonnal elindul iframe-ben a ConfWare oldalon belül, vagyis a résztvevőknek nem kell elhagyniuk fiókoldalukat.

Akkor itt az ideje egy online konferenciának nekivágni?

Tudvalevő, hogy egy online konferencia nem adhatja meg ugyanazt az érzést, mint egy élő esemény, de mivel napjainkban az egész rendezvényipar komolyan megszenvedi a koronavírus-járvány okozta nehéz helyzetet, az online konferencia értékes megoldás lehet azok számára, akik alternatívákat keresnek. Mi a ConfWare rendezvénykezelő szoftverrel folyamatosan itt vagyunk és rendelkezésre állunk, hogy támogassuk a rendezvényszervezőket szakmájuk, hivatásuk gyakorlásában.

Ha úgy dönt, hogy online eseményt szervez, forduljon hozzánk bizalommal. Írjon nekünk a confware-at-molcomp.hu e-mail címre, támogató csapatunk készen áll segíteni Önt az elejétől a végéig.

Amennyiben még nem használt rendezvénykezelő szoftvert, a használat előnyeiről ebben a blogcikkben olvashat: Miért érdemes rendezvénykezelő szoftvert használni?

A modul kipróbálásához kattintson erre a linkre: ConfWare demo igénylés